经理人的时间管理：终极指南

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摘要：让我们来谈谈经理人的时间管理：想象一下，你是一艘船的船长，航行在一片广阔湛蓝的大洋上。你的船就是你的团队，而这片茫茫大海则代表着你每天所拥有的时间。作为船长，你的任务是引导你的船安全抵达宝藏岛，也就是你当天的目标。这个故事很像经理人的工作，他们需要通过明智地管理时间来带领团队实现目标。目录什么是时间管理？

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让我们来谈谈经理人的时间管理：想象一下，你是一艘船的船长，航行在一片广阔湛蓝的大洋上。你的船就是你的团队，而这片茫茫大海则代表着你每天所拥有的时间。作为船长，你的任务是引导你的船安全抵达宝藏岛，也就是你当天的目标。这个故事很像经理人的工作，他们需要通过明智地管理时间来带领团队实现目标。

时间管理是什么？

为什么时间管理对经理人很重要？

管理者有效管理时间的 7 个技巧

什么是时间管理？

时间管理就像玩电子游戏，你必须在时间用完之前完成任务。

但在现实生活中，游戏不会在睡觉前结束，而是在第二天重新开始。

良好的时间管理能让你在工作时不感到匆忙或压力。这就是要规划好一天的时间，这样你就可以玩耍、休息和工作，而不会错过乐趣。

为什么时间管理对管理者很重要？

管理者的工作很特殊。他们需要确保团队满意、工作出色、一切按时完成。这就好比是一个运动队的教练。教练需要确保每个球员都知道该做什么，并确保球队赢得比赛。如果教练能很好地管理队员们的时间，他们就能在训练、比赛和休息时都不会感到太累。

管理者管理时间的 7 个技巧

1. 知道需要做什么

第一步就像在去商店之前列出购物清单。您需要知道需要购买什么，以免忘记任何东西。对于管理者来说，列出需要完成的任务清单有助于他们不遗忘任何重要的事情。我们喜欢认为我们的待办事项列表是有效的，但归根结底，我们仍然觉得效率低下。

帕累托原则，也称为 80/20 法则，指出“您 20% 的活动占您结果的 80%”：

换句话说，如果你有一个包含 10 项的待办事项清单，其中 2 项将比其他 8 项更有价值。可以看出来工作并不是平均分配的，因此您需要更多地关注最重要的事情。您的待办事项清单应反映您的优先事项并考虑所需的努力。

以下是如何对你的待办事项清单进行80/20分析：

那些以最少的努力带来最大成果的任务应该首先完成。其他需要更多努力但成果甚微的任务可以推迟或从你的待办事项清单中删除。

2. 制定当日计划

规划你的一天就像是绘制一张藏宝图。你决定先去哪里，接下来做什么，以及如何找到宝藏，也就是完成工作。每天早晨，经理人都应该制定当天他们想要做的事情的计划。

使用一种叫做时间分块的技巧。

你听说过埃隆·马斯克、比尔·盖茨或卡尔·纽波特吗？没错——他们都是时间分块使用者。他们这么做并不是因为他们喜欢在时间表格中涂色。他们正在从他们的每一天中榨取每一滴生产力。仅仅列出要做的事情，并拼命地完成它们是不够的。它没有给你的日子带来结构或规律。待办事项清单不会帮助你集中注意力。

你需要引入一个重要元素：时间。

任务需要与时间相关联。你需要弄清楚一项任务何时完成，以及它将花费多长时间。时间分块是一种将任务管理和日历结合在一起的方法。你在你的日子里创建“时间块”，并给它们分配任务让他们专注于。每个任务都适合其时间块，而不会中断任何其他内容。

以下是锁定时间段的方法：

3.将大任务分解为小任务

大任务可能会让人望而生畏，就像是一座巨大的宝藏山。将它们分解成更小的部分会更容易处理，就像把宝藏分成可管理的箱子。尽可能多地分解任务。我更喜欢那些可以在90分钟内完成的任务。在处理任务时，建议使用番茄工作法。那些不到90分钟的任务就是3个番茄周期。将大任务分解成小任务有助于你保持正轨，并且当你勾掉每个项目时，会给你一种成就感。它也更容易保持专注，并朝着项目目标稳步前进。

4.为邮件和会议设定时间

邮件和会议就像是道路上的停车标志。它们会让你暂停工作。经理人应该决定何时查看邮件和举行会议，这样就不会过多地打断他们的工作。也许他们可以在早上查看邮件，在中午开会，然后在下午安静地工作。

例如：处理邮件只是另一项任务（一项反复出现的任务）。邮件“窗口”是处理邮件的时间块。

我有三个邮件“窗口”来批量处理邮件：

1.在我完成当天最重要的任务之后。这通常是在上午11点左右

2.午餐后。我的能量水平会有点下降，所以这个时候是做一些浅层次工作的好时机

3.在一天的工作结束之前。这可以确保在关闭电脑之前没有遗漏任何事情

在这些窗口期间，我专注于对每封邮件采取以下6种可能的其中之一：

我每天都可以将收件箱清零。如果有邮件中包含任务，我会将其添加到我的待办事项清单中。如果这是某件重要的事情，我会直接将其添加到我的日历中，并附上邮件链接。关于我如何有效使用Gmail的更多内容，请查看我的GTD邮件课程。

5. 学会说“不”

说“不”是一种技能。我们从有限的经验开始，但随着时间的推移可以变得更好。在《精要主义如何应对拥挤不堪的工作与生活》一书中，格雷格·麦凯恩提供了7种有效的说“不”的方法：

6.休息一下

休息就像是暂停一部电影去拿爆米花。它让你稍微休息一下，这样你就能更加享受这部电影。经理人应该在一天中安排短暂的休息时间来放松大脑。这有助于他们在重新开始工作时更好地思考和更快地工作。我们将休息与我们可以工作的时间联系起来。没有什么比这更远离真相的了。

你的大脑只被设计为在有限的时间内以最佳性能工作。在你超过90分钟的高频大脑活动后，你必须休息。否则，你就是在超出身体极限的情况下强迫自己工作。换句话说：你的大脑需要在专注工作之间休息。

我有两种休息方式：

如果我感到疲倦或精力不足，我会在午餐后小睡一会儿。30分钟的睡眠可以创造奇迹。

7. 回顾你的一天

在一天结束时，像观看比赛回放一样回顾一下你做了什么。一切是否按计划进行？明天可以做得更好吗？经理人应该问自己这些问题，以提高他们的时间管理技能。对于我的日常回顾，我会写下当天的2-3个胜利成果。这可以是任何事情：

·完成一项重要任务
·跑步时感觉精力充沛
·获得一个新客户或进行了一场很棒的会议
然后我会查看第二天的日历，并在必要时进行调整。整个过程不会超过5-10分钟。